お客様からきたお礼メールの返信はどう返したらいい?例文つきで紹介

こんにちは
開業1年生整体師さんの体質別分析整体と店舗なし開業スクール代表の野上智結(のがみともみ)です。

サロンを運営していると、お客様からのお礼のメールを頂くことがよくありますよね。

頂いた際に、どういったタイミングで返信すればいいのか、また、「返信不要です」などの文が記載されていた場合は、どうすればいいのか悩んでしまいますよね。

「どうしよう・・・」

「どういう返信するのが正解なのだろう?」

と、悩んでいる間に、返信のタイミングを逃してしまい、お客様への印象が悪くなってしまっては今後のサロン運営に大きな打撃となりかねません。

今回はお礼メールの返信について、
・お礼メールの返信するタイミング

・メールの返信内容

・例文紹介

・返信する際に知っておいた方がいいこと

について紹介していきます。

お礼メールへの返信でお悩みの際には、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

お客様からきたお礼メールの返信は何時ごろ返したらいい?すぐでいい?いつまでに返すべき?

お客様からきたお礼メールには
  • 何時ごろ
  • すぐか時間をあけるか
  • いつまでに
返信すればいいと思いますか?


お礼メールの返信タイミングはズバリ!24時間以内にしましょう。

例えばですが、お礼メールが

午前に来た場合⇒その日の午後~翌日の午前
午後に来た場合⇒その日の夕方~翌日の午前

夜に来た場合⇒翌日の午前~午後の早い時間

といった感じです。

基本的に
・24時間以内
・夜遅くや早朝は避ける

・午前9時~午後8時くらいまで

を意識しましょう。

タイミングは、お礼メールが来てすぐに返してもいいのですが、「仕事が無い・予約があまり入っていない・暇」などの印象を与える可能性もあることから、数時間開けるといいかもしれませんね。

メールの内容によって早く返信したほうが好印象の時もあります。

内容によって臨機応変に対応してくださいね。

お客様からきたお礼メールの返信はどんな内容を書いたらいい?

では、お客様からきたお礼メールの返信内容はどう書いたらいいと思いますか?

お礼メールの内容は、返信をくださったことに対してのお礼・感謝の気持ちを伝えましょう。

この時、過度な謙遜・卑下はNGです。

「そんなことはありません・もったいないお言葉」など、日本人は謙遜・卑下をしてしまいがちです。

しかし、日々「自信をもって施術している」という意思を表すためにも、謙遜・卑下の表現はあまり使わないようにしましょう。

お客様からきたお礼メールの返信文の例

では、ここから、実際に返信する際の例文を紹介していきますね。


【例1】
〇〇様

お世話になっております。

この度は、メールを頂きありがとうございます。

〇〇様に喜んでいただけて光栄です。

今後も〇〇様のお言葉を励みに、日々サービスの向上に努めてまいります。

今回は〇〇などを中心に施術させていただきました。

その後の調子はいかがでしょうか。

体の不調や気になる点がございましたら、いつでもご連絡ください。

重ね重ねお礼申し上げます。

なお、本メールへの返信はお気遣いされませんようにお願い致します。

 
【例2】
〇〇様丁寧なお心遣いありがとうございます。

また、お褒めの言葉を頂き、大変うれしく思っております。

〇〇や〇〇の痛みはその後どうでしょうか?

日々の生活の中で〇〇は特に違和感や痛みが出やすい場所です。

違和感が出た場合は、△△△などをすると少し和らぎますので、行ってみてください。

体のお悩みや不明な点がありましたら、いつでもご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

 
業務的な返信ではなく、メールを送ってくださったお客様個人への感謝を伝えられる文面にします。

次回へ繋げられる文面を入れてもいいですが、さりげなく入れる程度で、営業的にならないようにしましょう。

また、こちら側が送ったメールで終わるのがマナーとされていますので、文面の最後には「返信不要」のニュアンスがある文を追加するといいですよ。

お客様からきたお礼メールを返信するときに知っておきたいポイント

実はお客様からきたお礼メールを返信するときには、知っておくといいポイントが4つあるんです。


返信メールを送るうえで、送る内容やタイミング以外にもいくつかのマナーがあります。

こちらも、合わせて知っておくと役立ちます。

 

件名は「Re:」をつけておくべき?

ビジネスマナーとして返信の場合は「Re:」をつけます。

理由は、「Re:」がついていると、お客様が「自分が送った返信だ」と認識しやすいからです。

題を変えてしまうと、返信だと分からず、他のメールに埋もれてしまうかもしれませんので、題名はそのままで「Re:」をつけ、返信するようにしましょう。

返信が何度も続くときはどうしたら終われる?

お礼メールに返信すると、お客様も気を遣ってさらに返信してくださり、その後もメールが続くことがあります。

・このメールへの返信はお気遣いされませんように。

・このメールへの返信は不要です。

と明記する方法もあります。

しかし、「もう少し柔らかかい印象がいい」「間接的に伝えたい」という場合は、自然に終わりにできる魔法の言葉があります。

『この度はご利用いただきありがとうございました。今後ともお付き合い出来ましたら幸いです。また何かありましたらいつでもご連絡ください。』

『ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。またお会いできる日を楽しみにしています。』

相手を嫌な気持ちにさせず、なおかつ自然に終われる文面です。

是非使ってみてくださいね。

 

「Re:」が続くときの対処法

メールが続いている場合は、「Re:」も増えていきます。

この時は「Re:」が3回程度になるよう消して調節しましょう。

また、「次回の予約」など、やり取りが続く中で、最初と内容が変わっている場合には、件名を付けなおしましょう。

 

「返信は不要です」はどう返事したらいい?

お客様が送ってくださるお礼メールの中には、「返信不要です」と記載されている場合もあります。

こういった場合は、お客様の気遣いからくる言葉ですので、本当に返信しないとマナー違反になってしまいます。

「返信しない」のではなく、『返信不要とのことでしたが、〇〇様からのお褒めの言葉が大変うれしく、ご連絡させていただきました。』
などの文を加え、返信しましょう。

 

お客様からきたお礼メールの返信はどう返したらいい?例文つきで紹介のまとめ

ではこの記事のまとめです。



お礼メールへの返信のポイントは
・お礼メールを送ってくださったお客様個人に対する感謝を伝える
・早朝・深夜などは避け、24時間以内に返信する

・業務的・営業目的な内容は避ける

・メールの最後には返信不要と伝える文を入れる

・メール送るうえでのマナーを守りながら返信する

でした。

お客様とのやり取りは、サロンへの印象や、その後のリピート率をあげるとても重要なものです。

また、それだけでなく、どういったポイントがお客様にとって良かったのか、改善点はないかなど、今後のサロン運営に関しての大きなヒントにもなりえますので、ぜひ活用していきましょう。

こちらの記事では一例ですが、スクールではさらに具体的な例をだしながらリピート率をあげる方法を伝授しています。

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